Tips voor online vergaderen

Kan je mij verstaan? Je viel even weg! Ben ik in beeld? Hé, ik hoor je niet meer! Zijn deze zinnen herkenbaar? Wij herkennen ze zeker, daarom hebben wij een aantal tips voor jullie. Online vergaderen kan namelijk wel een aantal uitdagingen geven.

1. Goede voorbereiding is het halve werk

Het is allemaal even anders, online vergaderen. Om die reden is het goed om van tevoren te checken of alle apparatuur het doet. Heb je verbinding? Doet je camera en microfoon het? Heb je hulp nodig om alle apparatuur goed te krijgen? Vraag dan van te voren een collega om hulp.

2. Zorg ervoor dat er weinig achtergrondgeluiden zijn

Online vergaderen ervaren mensen vaak als vermoeiender dan de normale vergaderingen. Help jezelf en anderen door het achtergrondgeluid zo veel mogelijk te verminderen. Dus even de muziek uit en de deur dicht naar de plek waar de kinderen aan het spelen zijn.

3. Laat jezelf van je beste kant zien

Ben je ook zelf goed in beeld? Wanneer je te dicht bij de camera zit, vervormt dit je gezicht. Plaats je laptop ook op een verhoging, zodat de camera op ooghoogte is. Denk verder even aan de verlichting. Zorg ervoor dat het niet te donker is of dat er achter je veel licht is. Zo ben je goed zichtbaar in beeld.

4. Wees op tijd

Wat geldt voor een ‘normale’ vergadering, geldt natuurlijk ook voor een digitale vergadering. Zorg dat je op tijd aanwezig bent, zodat je collega’s niet op je hoeven te wachten.

5. Kies een voorzitter

Zonder voorzitter verloopt een vergadering chaotisch. Het bepalen wie wanneer het woord heeft, is vooral bij online vergaderen prettig. Hierbij kan ook de chatfunctie helpen. Bepaal samen een aantal tekens of handgebaren voor als je bijvoorbeeld wil reageren op je collega of als je technische problemen hebt. De voorzitter kan deze signalen oppakken in de vergadering.

6. Houd je aandacht erbij

Het is heel verleidelijk om snel even een mailtje te versturen onder de vergadering, maar type geluiden zijn online vergaderingen erg storend. Ook is het juist bij online vergadering extra belangrijk om goed naar elkaar te luisteren en elkaar te laten uitspreken.

7. Neem ook even de tijd om over koetjes en kalfjes te praten

Het contact met onze collega’s, dat missen we allemaal. Neem daarom de tijd om even over andere dingen te praten dan de agendapunten. Juist in deze tijd is het onderhouden van de relatie zo belangrijk.

Succes!

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *